L’emergenza Coronavirus ha impresso una forte accelerazione alla sperimentazione di smart working e home working. Lavorando in questa modalità, capita spesso di doversi incontrare virtualmente tra colleghi. Ecco alcuni consigli tecnici per arrivare preparati e dimostrarsi capaci e partecipi anche da remoto.
- Come prima cosa, scegli il software adatto: esistono molte applicazioni specifiche per le videoconferenze, come Zoom, Skype e Microsoft Teams, occorre dunque compiere le opportune ricerche e trovare il programma più adatto alle proprie necessità. Accertati inoltre che possa accogliere un numero sufficiente di partecipanti.
- Testa il funzionamento dell’applicazione: provare il software con un amico o un collega è fortemente raccomandabile. Anche se l’utilizzo di queste applicazioni non sembra molto complesso, è necessario apprenderne le varie funzioni in modo da avere dimestichezza durante la videochiamata di lavoro.
- Se hai intenzione di tenere una presentazione, dovrai considerare la possibilità di condividere lo schermo durante la videoconferenza, accertandoti di disattivare prima le notifiche di posta elettronica e di chiudere le finestre riservate.
- Individua il momento giusto per tutti: è opportuno controllare i calendari di ciascuno, gli orari di lavoro, i fusi orari e le circostanze individuali, ad esempio per i partecipanti con bambini in casa, che necessitano di pianificazioni specifiche.
- Comunica ai partecipanti, con giusto anticipo, gli strumenti di cui avranno bisogno per prendere parte alla videoconferenza. Assicurati di fornirgli i link e le password necessari ad accedere, in maniera da non escludere o penalizzare qualcuno.
- Anticipa ai colleghi il materiale da consultare online: devono avere tempo sufficiente per consultare la documentazione per il meeting.
- Redigere un verbale della riunione può aiutarti in seguito a tenere sotto controllo lo status dei lavori pianificati.
“Un buon piano messo in pratica subito è decisamente migliore di un piano perfetto che verrà avviato la prossima settimana” (George Smith Patton)